So sehr ich mich auch anstrenge, ich bin noch nie in meinem Leben an einen Punkt gekommen, an dem ich zu viel Zeit hatte. Ich habe immer mehr Ideen als Zeit zur Verfügung, und nie schaffe ich es, alles, was ich gern tun würde, auch wirklich in die Tat umzusetzen.
Zeitmanagement hilft
Das muss aber auch gar nicht sein. Wenn du deine Ziele erreichen willst, musst du gar nicht alles schaffen, was du dir vornimmst, sondern du musst vor allem das Richtige schaffen. Und dir deine Zeit so einteilen, dass das auch realistisch ist.
Ich habe mich sehr viel mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigt, und ich habe für mich selbst einige Tipps entwickelt, die tatsächlich funktionieren. Und natürlich teile ich sie hier gerne mit dir.
10 Zeitmanagement-Tipps, die wirklich funktionieren
Tipp 1: Kürze deine Todo-Liste!
Ich liebe Todo-Listen. Lange Zeit habe ich dort sehr viele Aufgaben gesammelt und mich natürlich jedes Mal gefreut, wenn ich etwas durchstreichen konnte. Dann habe ich meine Aufgaben tageweise sortiert. Und dann wurde es sehr schnell demotivierend. Denn zu lange Todo-Listen verleiten dich dazu, aufzugeben, bevor du überhaupt angefangen hast. Außerdem neigt man schnell dazu, sich aus einer langen Todo-Liste die angenehmsten Aufgaben herauszupicken, die aber nicht unbedingt die höchste Priorität haben.
Wenn du deine Todo-Liste auf die wichtigsten Dinge kürzt und pro Tag zum Beispiel nur drei wirklich bedeutende Aufgaben aufführst, wirst du dich nicht mit nebensächlichen Tätigkeiten aufhalten. Es gibt ja nicht so viel Auswahl, also konzentrierst du dich viel mehr auf das, was du dir vorher ausgewählt hast.
Alle anderen Aufgaben und Ideen, die du nicht verlieren willst, kannst du in ein Backlog packen. Dieses kannst du auch für Tipp 6 und Tipp 7 nutzen.
Tipp 2: Nutze den Flug-Modus!
E-Mail und Social Media sind gierige Zeit-Diebe. Ich selbst habe mich da meistens nicht unter Kontrolle. Wenn mein Handy neben dem Rechner liegt, schaue ich regelmäßig drauf, ob sich zum Stand von vor fünf Minuten irgendetwas geändert hat. Also habe ich mir angewöhnt, eine technische Barriere einzusetzen, wenn ich konzentriert arbeiten möchte: Ich schalte den Flug-Modus ein. Damit ist das Handy dann noch an (ausschalten wäre dann doch zu krass), ich kann aber nicht gestört und von mir selbst abgelenkt werden.
Tipp 3: Beginne nur, was du beenden kannst!
Versuche, deine Aufgaben so zuzuschneiden, dass du sie am selben Tag beenden kannst. Anderenfalls wirst du nicht zielgerichtet arbeiten, und die Wahrscheinlichkeit, dass du in den Flow kommst ist auch sehr gering. Wenn du von vornherein weißt, dass du nicht fertig werden wirst, hast du außerdem keinen Anreiz, möglichst effizient und störungsfrei zu arbeiten. Dass du kein Erfolgserlebnis haben wirst, ist ja schon vorher klar.
Überlege daher, ob die Aufgaben auf deiner Todo-Liste tatsächlich innerhalb eines Tages lösbar sind. Falls nicht, stelle sie um oder zerlege sie noch einmal in Teilaufgaben, die du dann auch tatsächlich schaffen kannst.
Tipp 4: Plane Pausen ein – und arbeite bis dahin konzentriert durch!
Konzentriert arbeiten kann nur, wer sich zwischendurch erholt. Plane das ein, denn dies gibt dir die Kraft, deutlich effizienter zu sein. Dafür solltest du feste Pausenzeiten festlegen und diese auch einhalten. Und zwar in beide Richtungen: Wenn du um 10 Uhr für 15 Minuten Pause machen willst, heißt das, dass du nicht bis fünf nach zehn arbeitest, aber auch, dass du nicht um 9 Uhr schon anfängst, herumzutrödeln. 50-60 Minuten sind eine gute Zeit, um konzentriert durchzuarbeiten – man hat genügend Zeit, in die Aufgabe zu finden, es ist aber auch nicht so lange, dass die Leistungsfähigkeit bereits nachlässt. Versuche, nach solchen Zeiteinheiten Pausen von 10-15 Minuten zu planen.
Tipp 5: Plane auch Gespräche ein!
Eine Sache, die ich regelmäßig bei meiner Planung vergesse, ist, dass ich mich mit anderen austauschen muss. Wenn du ein gutes Zeitmanagement erreichen willst, musst du auch hierfür Zeit einplanen. Sonst wirkt diese sehr sinnvoll eingesetzte Zeit wie verloren – und deine Aufgaben werden viel langsamer fertig als gedacht.
Wenn du deinen Zeitplan einhalten willst, ist es dann natürlich wichtig, auch Gespräche effizient zu gestalten – am besten mit Zeitplan, Agenda und definierten Zielen. Wenn du das konsequent umsetzt, hast du später auch mehr Zeit für Plaudereien.
Tipp 6: Gruppiere ähnliche Aufgaben!
Wenn du viele standardisierte Aufgaben zu erledigen hast, gruppiere sie sinnvoll. Dann bist du deutlich schneller. Ich erstelle beispielsweise all meine Grafiken für diesen Blog gesammelt. Wenn ich zehn Stück hintereinander erstelle, bin ich deutlich schneller, als wenn ich das einzeln mache. Der Grund dafür ist, dass ich nicht jedes Mal neue “Rüstkosten” habe: Ich surfe die Seiten, die ich besuche, nur einmal an, wiederhole immer wieder dieselben Klicks in meinem Grafikprogramm, bin schon im richtigen Ordner, wenn ich die Dateien ablege.
Wichtig ist hier, dass du einen guten Mittelweg findest. Denn die Arbeit soll ja auch nach wie vor Spaß machen. Ich sammle in meinem Backlog solche Aufgaben und schaue, welche ich zu einer Gruppe zusammenfassen kann, die ich in etwa einer halben Stunde erledigen kann.
Tipp 7: Nutze auch kleine Zeit-Inseln!
Zeitmanagement bedeutet in erster Linie, dass man die Zeit, die man zur Verfügung hat, so effizient wie möglich nutzt. Das gilt auch dann, wenn man nur sehr kleine Zeiträume hat. Für diesen Zweck sammle ich sehr kurze Aufgaben in meinem Todo-Backlog. Diese Aufgaben kann ich erledigen, wenn ich zwischendurch fünf Minuten Zeit habe. Oder ich erledige Routine-Aufgaben immer dann, wenn ich Wartezeiten überbrücken muss. Während ich morgens Kaffee koche, räume ich zum Beispiel die Spülmaschine aus. So muss ich dafür nie extra Zeit aufwenden, sondern ich nutze einfach die paar Minuten, die ich warte, bis der Kaffee fertig ist.
Tipp 8: Fange Aufgaben direkt an!
Besonders viel Zeit verliert man zu Beginn einer Aufgabe. Vielleicht kennst du das: Du nimmst dir vor, dich an deinen Text zu setzen, machst den Rechner an, stellst fest, dass dir Strom fehlt, gehst noch mal los, um ein Kabel zu holen, hast dann schnell Durst und ehe du beginnst, ist eine halbe Stunde vorbei. Das ist klassisches Prokrastinieren. Wenn du dazu neigst, solltest du meinen Artikel darüber lesen, wie man Dinge erledigen kann, obwohl man gar keine Lust hat.
Grundsätzlich solltest du dir für ein besseres Zeitmanagement aber vornehmen, zu Beginn einer Aufgabe immer alles zu haben, was du brauchst, und nicht länger als eine Minute zu brauchen, ehe du wirklich mit der Arbeit beginnst.
Tipp 9: Befreie dich von Ballast!
Vieles, was uns von der Arbeit abhält, ist absolut unnötig. Nicht alle Newsletter, die du abonniert hast, sind noch wirklich nützlich – melde dich ab, wenn du sie nicht mehr brauchst. Selbst, wenn du sie sowieso nur noch löschst, hält dich dies einige Sekunden auf. Versuche also, alles loszuwerden, was dich unnützerweise von Arbeit oder auch Spaß abhält.
Tipp 10: Kenne dich selbst!
Mein wichtigster Zeitmanagement-Tipp: Beobachte dich selbst und versuche, dir deinen Tag für dich sinnvoll zu strukturieren. Ich zum Beispiel werde wahnsinnig schnell, wenn sich eine Deadline nähert. Ich kann dann alles ausblenden und werde leicht doppelt so schnell wie sonst. Das kann ich mir natürlich zueigen machen. Ich setze mir einfach selbst Deadlines bzw. Ziele. Und diese Deadlines verknüpfe ich mit etwas nicht Verschiebbarem. Zum Beispiel nehme ich mir vor, ab 19 Uhr Zeit mit Freunden oder meinem Mann zu verbringen, vorher aber noch einen Post zu beenden. Dann ist klar, dass um 19 Uhr wirklich Schluss ist – und ich werde sehr effizient.
So arbeitet natürlich nicht jeder. Wenn Deadlines bei dir eher zum Gegenteil führen, solltest du auch keine einführen, sondern dir möglichst die Zeit nach hinten heraus freihalten.
Haben dir meine Tipps geholfen?